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公证认证须知
2011/09/29
 
 
 
 

公证简介

公证须知

公证种类、应提交材料及具体要求一览表

公证常见问答

常见公证文书参考格式

领事认证简介

领事认证须知

认证常见问题

健在证明须知

  公证简介

  一、公证是依照法定程序对民事法律行为、有法律意义的事实和文书的真实性、合法性予以证明的活动。大使馆或总领事馆依照《中华人民共和国公证法》、中华人民共和国缔结或者参加的国际条约以及中华人民共和国外交部的有关规定,办理公证。

  二、大使馆或总领事馆根据当事人的申请,主要可以办理下列公证事项:

  (一)声明、委托;

  (二)婚姻状况、国籍、居留、生存、指纹、姓名;

  (三)文书上的印鉴、签名、日期属实。

  三、大使馆或总领事馆办理公证的基本原则是:

  (一)真实原则。公证文书所证明的法律行为、有法律意义的文书、事实及其各项内容都必须是客观存在的或者曾经发生过的事实,而不是虚假或者伪造的。

  (二)合法原则。公证证明的法律行为、有法律意义的文书和事实的内容以及办理公证的程序必须符合国家法律和法规,不违反有关政策和社会公共利益。

  (三)保密原则。公证机构和公证人员,以及其他受公证机构委托、邀请或因职务需要而接触公证事务的人员,对其在公证活动中所接触到的国家秘密或当事人的秘密不得泄露,负有保密的义务。

  (四)回避原则。公证人员不得为本人、配偶或其近亲属办理公证,不得办理与本人、配偶或其近亲属有利害关系的公证。

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  公证须知

  一、申请条件

  根据当事人的申请,大使馆或总领事馆可受理符合以下条件的公证申请:

  (一)当事人住址应在使领馆相应领区(见领区划分)。

  (二)当事人应为中国公民、法人或者其他组织。大使馆或总领事馆主要受理旅居美国并具有中国国籍的当事人的公证申请。为临时出国的中国公民办理公证限于在美国境内处理死亡案件等紧急事项。外国人(含外籍华人)一般应当在当地有合法资格的公证机构办理公证。

  (三)申请公证事项应当属于大使馆或总领事馆可以办理的公证种类范围。大使馆或总领事馆可以办理的公证种类主要有:

  1、委托书、声明书、诉状等文书签字属实公证。

  2、健在(生存)证明。

  3、(在美国居留期间的)无配偶声明书。

  4、居留公证。

  当事人如需办理其他类别的公证书,原则上应在所在地办理公证,然后按照认证程序向大使馆或总领事馆提出认证申请。

  二、提交材料

  申请公证的当事人应根据领事官员要求提交以下材料:

  (一)填妥的《中华人民共和国驻外使领馆公证申请表》。当事人填写申请表确有困难的,领事官员可代为填写并要求当事人签名或捺指印。

  (二)有效的中国护照原件及带照片资料页复印件(或法人资格证明及其法定代表人的身份证明,其他组织的资格证明及其负责人的身份证明)。

  (三)有效的在美合法居留证件原件和复印件(如绿卡、工卡、I-20表等)。

  (四)根据申请公证种类,应当提交的其他材料(见列表)。

  (五)对可以代办的公证申请,还应当提交有代理权的证明。委托代理人应提供其有效身份证明以及由公证当事人出具并经公证的授权委托书;法定代理人应提供其身份证明以及能证明其与当事人监护关系(一般即父母子女亲属关系)的材料等。

  (六)涉及重要财产权利转让、变更等与当事人有重大利益关系的事项,应根据领事官员要求谈话,并在《接谈笔录》上签名或捺指印。

  注:申请人草拟《委托书》、《声明书》、诉讼文书等时,请打印或用墨水笔书写,字迹必须清楚、工整,不得涂改。请勿事先签名或填写日期,待领事官员审核通过后在领事官员面前签名并填写日期,否则必须重新抄写。

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  公证种类、应提交材料及具体要求一览表

种类

应提交的其他材料

具体要求

委托书公证

  1、委托书文本;

  2、与委托事项相关的权利证明原件或复印件(如存折、股票开户凭证等);

  3、涉及夫妻共同财产的,还应提交结婚证等相关文书原件及复印件。

  1、当事人亲自申请并在领事官员面前在委托书上签字;

  2、委托书的基本内容应当真实、完备;

  3、违反法律及社会公德的事项不能办理。

房产委托书公证

  1、委托书文本;

  2、涉及房产转让的,应提交房产证原件或复印件。

  1、当事人亲自申请并在领事官员面前在委托书签字;

  2、转让房产但没有房产证的,可先办理委托他人领取房产证的公证;

  3、房产证登记为二人以上共有的,应当所有产权人共同办理;不能到场的应有书面意见书。

  4、转让未成年人房产应保证确实为了其利益。

寄养委托书公证

  1、委托书文本;

  2、被寄养人的身份证件;

  3、亲属关系证明等(证明父母和子女关系,如儿童出生证)。

  应由被寄养儿童父母双方提出,并在领事官员面前签字。

声明书公证

  1、声明书文本;

  2、与声明事项有关的权利证明等。

  3、办理放弃继承权声明书公证的,应提交被继承人死亡证明和申请人与被继承人亲属关系证明,以及所放弃房产或财产证明。

  1、当事人亲自申请并在领事官员面前在声明书上签字;

  2、声明书的内容由声明人自己承担相应法律后果;

  3、违反法律及社会公德的事项不能办理。

无配偶声明书公证

  1、声明书文本;2、离婚的,应提交离婚证或离婚调解书或离婚判决书原件及复印件;丧偶的,请提供原配偶死亡证明原件及复印件。

  1、当事人应有完全民事行为能力;

  2、当事人亲自申请并在领事官员面前在声明书上签字;

  3、婚姻状况声明书公证的有效期一般为六个月;

  4、未婚人士如处理房产、办理户口等事项需申办无配偶声明书公证,应在声明书中说明此证明仅限用于在国内办理相关事宜;

  5、有特殊情形的,应根据使领馆要求办理。

国籍公证

  1、有效护照和居留证明;

  2、其他能证明身份的材料。

  1、国籍证明是对当事人具有或不具有中国国籍事实的证明;

  2、一般可为拟申请加入外国国籍的中国公民出具自动丧失中国国籍证明书。

  3、可委托他人办理,但应提供代理人有效身份证明和由公证当时热出具并经公证的授权委托书。

居留公证

  有效护照和居留证明原件及复印件

  1、居留公证主要用于到中国国内办理华侨身份认定等。

  2、可委托他人办理,但应提供代理人有效身份证明和由公证当时热出具并经公证的授权委托书。

指纹公证

 

  当事人应当亲自申请,在领事官员面前捺指印并签名。

在固定格式文书上的签名属实公证

  有关文书原件。

  1、有关固定格式文书一般指国内法院要求的诉讼委托书、送达回证等司法文书,或银行的表格、单据等;

  2、当事人亲自申请并在领事官员面前在有关文书上签字。

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  三、办理方式

  (一)当事人本人或委托他人(仅限可委托的公证种类)到大使馆(或总领事馆)申请。

  (二)无需提前预约。

  (三)不接受邮寄申请。

  (四)如有需要,当事人须根据大使馆(或总领事馆)通知前往面谈。

  四、受理时间

  (一)正常办理时间:需4个工作日。因补充证明材料、向国内请示核实情况、不可抗力等原因所需时间不计算在上述期限内。

  (二)加急服务:第2或第3个工作日取证。

  (三)特急服务:当日取证(请在上午12:00前提交申请)。

  五、取证及费用

  (一)当事人可凭取证单按取证日期到大使馆或总领事馆缴纳费用并领取认证书。逾期6个月不取,大使馆或总领事馆将销毁处理,由此产生的责任由当事人自行负责。

  (二)正常办理:民事类公证:每份25美元;商事类公证:每份50美元。

  (三)加急办理:每份加收20美元。

  (四)特急办理:每份加收30美元。

  (五)接受现金支票( Money Order或Cashier's Check )、公司支票、Mastercard或Visa Card信用卡,不接受现金和个人支票。支票抬头请写:Chinese Embassy(或Chinese Consulate General)。申请回邮服务的,仅接受现金支票( Money Order或Cashier's Check ),并加收5美元邮寄服务费,请在递交申请时提供预付邮资的UPS(AIR ONLY)或USPS的EXPRESS MAIL回邮信封(寄件人和收件上地址栏均填写申请人姓名和地址),如邮件丢失,申请人自负责任。

  六、注意事项

  (一)声明书、委托书、指纹等公证必须由本人亲自来大使馆或总领事馆办理,并在领事官员面前,在有关文书上签名或捺指印。

  (二)当事人应当具有完全民事行为能力。当事人系无民事行为能力人或限制民事行为能力人的,应由法定代理人(即监护人)代理。

  (三)法人申办公证,应当由其法定代表人代表。其他组织申办公证,应当由其负责人代表。

  七、不予办理公证的情形

  (一)申请公证的事项不真实、不合法的,当事人提供的材料不充分,虚构事实或者提供虚假文书申办公证的,以及有不按规定支付公证费等情形。

  (二)大使馆或总领事馆不能办理合同、协议类公证,不动产公证以及公司章程、注册文件、招标投标、票据、贷款等公司、金融事务公证。

  合同、协议类公证涉及依照我国或驻在国民商法对合同、协议文本内容进行全面、严格的审查,应在中国国内或驻在国当地公证机构办理;不动产公证应当在不动产所在地公证机构办理,驻外使领馆可以受理的只能是涉及国内房产的委托书、声明书公证;公司、金融事务公证涉及我国或驻在国金融、公司法律事务,应在中国国内或当地公证机构办理。

  (三)出生公证、死亡公证、无违法犯罪记录等公证,应根据事实发生情况,向中国国内或驻在国事实发生地公证机构申办公证。以上事实一般是由中国国内或驻在国当地民政、居留等部门进行登记、确认的,大使馆或总领事馆因不掌握相关情况,不能出具相关种类的公证。

  (四)中国国内出具的学历学位证书、职业资格证书、驾驶证、结婚证等应在国内办理公证,大使馆或总领事馆不掌握相关证书的真实情况,不能为中国国内出具的证书办理公证。

  对大使馆或总领事馆不能办理的公证种类,需在国内公证机构办理公证的,如当事人身在国外、不便回国办理,可以委托他人(国内亲友、律师等)到国内公证机构办理;如国内公证机构要求,当事人可在驻外使领馆办理委托国内亲友代为办理的委托书公证。

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  公证常见问答

  (一)未成年人能否申办公证?什么是完全民事行为能力人?

  未成年人是可以申办公证的,但应由其监护人(也即法定代理人)代理。未成年人的监护人首先是其父母;在其父母死亡或者无监护能力时,为其祖父母、外祖父母,或成年的兄姐等。

  根据我国法律规定,限制民事行为能力人或者无民事行为能力人申办公证或者处分大额财产时,应当由法定代理人(即监护人)代理;监护人处分被监护人的财产应当保证确实是为了被监护人的利益。

  民事行为能力是指民事主体正确认识事物并进行判断的能力,包括年龄和精神状态两个方面。在我国,完全民事行为能力人包括:年龄在十八周岁以上、精神正常的成年人;十六周岁以上不满十八周岁,以自己的劳动收入为主要生活来源的未成年人。不满十周岁的未成年人和不能辨认自己行为的精神病人是无民事行为能力人。这两个范围之外的一般就是限制民事行为能力人。

  (二)旅居国外的华侨回国结婚时,应当办理何种公证?

  根据《婚姻登记条例》规定,华侨在国内婚姻登记机关办理婚姻登记应当提供本人无配偶以及与对方当事人没有直系血亲和三代以内旁系血亲关系的证明,该证明可由居住国公证机构出具公证、经中国驻该国使领馆认证,或者由中国驻该国使领馆出具公证。建议旅居国外的华侨回国结婚时提前办妥相关证明。未婚公证自出具之日起6个月有效。

  (三)想在中国国内办理购买或出售房产等事宜,但本人无法回国,如何办理相关手续?

  当事人可以办理房产委托书公证。委托书公证的意义在于,在当事人在国外,不便亲自办理有关手续时,可以把相关事务委托给他人,并通过办理公证,对该委托行为的真实性、合法性书面予以证明;受托人可以向国内有关部门出示经公证的委托书,从而顺利办理有关手续。

  当事人可以向驻在国当地公证机构提出委托书公证申请,并在当地认证机构(一般为外交部门)及我驻外使领馆办理认证。当地公证机构不接受中国公民的公证申请,或者不能为中文委托书出具公证的,当事人可以到中国驻外使领馆提出委托书公证申请。

  (四)委托书、声明书能否提前签好当事人名字再送至使领馆办理公证?

  委托书、声明书公证的意义在于,通过中国驻外使领馆证明委托人、声明人的意思表示真实,防止他人伪造或冒名顶替,使接受委托书、声明书的当事人消除疑虑。委托书、声明书是委托人、声明人的意思表示,委托人、声明人必须在领事官员面前,在委托书、声明书上签名或捺指印,不得委托他人代理。

  (五)想委托他人出售国内房产,但房产证还没有拿到,如何申办公证?

  无论在国内公证机构还是在中国驻外使领馆,申请公证的事项涉及房产转让的,都会要求当事人提交房产证的原件或复印件;尚未办妥房产证的,当事人可以先申办委托他人在国内房管部门办理房产证的委托书公证。

  (六)夫妻婚后购买的房产是否应当两人共同办理房产委托书公证?

  夫妻婚后购买的房产并不当然是夫妻共有财产。根据中国法律规定,夫妻双方可以书面约定财产所有形式,约定婚前及婚后的财产归各自所有、共同所有或部分各自所有、部分共同所有。无约定的,夫妻婚前财产归各自所有,婚姻关系存续期间的财产归夫妻共同所有。

  夫妻共有房产是房产共有情形中的一种。公证事项涉及对共有房产进行转让、管理的,应当全体共有人共同申办或经其他共有人书面同意。通过房产证等能证明确系夫妻共有的,应当夫妻二人共同申办公证。

  (七)对委托书的形式有没有什么特殊要求,是应当自行书写还是按国内房管部门等提供的样本填写?

  根据有关法律规定,委托书一般包含下列内容:委托人基本情况,受托人基本情况,所涉房产的具体情况,委托原因,委托事项,委托权限和委托期限,受托人有无转委托权,委托人的签名、捺印,日期等。

  委托书可由当事人自行草拟打印或根据国内有关机构的要求制作。委托书内容不完备或表达不准确的,当事人应当自行更正;委托书中不得有违反法律规定或虚假、不当的内容。

  (八)华侨子女在国内考学、加分等,国内要求提供华侨身份证明,如何办理相关公证?

  当事人可持有效护照及当地居留证明到驻在国当地公证机构或中国驻外使领馆申办居留公证。居留公证主要用于到中国国内办理华侨身份认定时使用。华侨身份的认定由国内侨务部门负责,居留公证仅作为对居留事实的判定。

  (九)本人已经来到国外,不便回国,如何办理学历学位、职业资格证书等公证?

  中国国内出具的学历学位证书、职业资格证书、驾驶证、结婚证等,中国驻外使领馆不掌握相关证书的真实情况,应在国内办理公证。当事人身在国外、不便回国办理的,可以委托他人(国内亲友、律师等)到国内公证机构办理;已将国内出具的证书带至国外的,应根据国内公证机构要求办理。

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  常见公证文书参考格式

  (一)《中华人民共和国驻外使领馆公证申请表

  (二)《委托书

  (三)《声明书

  (四)《民事起诉

  (五)《民事答辩状

  (六)《寄养儿童委托书

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    领事认证须知

  一、申请条件

  需认证的文书应符合以下条件:

  (一)文书已经美国国务院或州务卿(Secretary of the State)认证办公室认证;

  (二)文书真实、合法,没有明显违反中国法律或可能损害中国国家及社会公共利益的内容。

  (三)申请认证的文书在两页以上的,应装订成册,不易被拆换。应采用火漆加封或加盖骑缝章或钢印等,以保证文书的完整性。

  二、认证程序

  (一)有关文书在认证前,应当首先由当地公证员(Notary Public)办理公证或由有权机关出具核证副本Certified Copy);

  (二)所在州州务卿认证(部分州要求先向County Clerk申请认证,再由州务卿认证);

  (三)驻美使馆所在领区还需送美国国务院认证办公室认证;

  (四)申请人根据美方认证单位所在领区(请点击查看领区划分)分别向大使馆或有关总领事馆递交认证申请。

  三、提交材料

  (一)逐项填妥的中华人民共和国驻外使领馆领事认证申请表一份。

  (二)拟认证的文书原件及复印件一份。

  (三)本人有效护照原件及带照片资料页复印件或其他有效身份证件复印件。

  (四)代理人代为申请的,应提交代理人有效身份证件和当事人有效身份证件复印件。

  (五)如办理公司营业执照文件认证,还应提交公司法人代表的护照或驾照复印件及能证明公司法人代表身份的公司文件。

  四、办理方式

  (一)当事人本人或委托他人递交并领取认证申请,不接受邮寄申请。

  (二)无需提前预约。

  (三)如有需要,当事人须根据大使馆(或总领事馆)通知前往面谈。

  五、受理时间

  (一)正常办理:4个工作日。因补充证明材料、向国内请示核实情况、不可抗力等原因所需时间不计算在上述期限内。

  (二)加急服务:第2或第3个工作日取证。

  (三)特急服务:当日取证(请在上午12:00前提交申请)。

  六、取证及费用

  (一)认证书出具后,可凭取证单按取证日期到大使馆或总领事馆缴纳费用并领取认证书。逾期6个月不取,大使馆或总领事馆将销毁处理,由此产生的责任由申请人自行负责。

  (二)正常办理:民事类认证:每份25美元;商事类认证:每份50美元。

  (三)加急服务:每份加收20美元。

  (四)特急服务:每份加收30美元。

  (五)接受现金支票(Money OrderCashier's Check)、公司支票、MastercardVisa Card信用卡,不接受现金和个人支票。支票抬头请写:Chinese Embassy(或Chinese Consulate General)。

  七、注意事项

    (一)不接受邮寄申请。

  (二)根据国内有关部门规定,用于结婚登记的无配偶声明或证明,自出证之日起6个月内有效。因此,上述公证自出证之日起超过6个月的,当事人需重新办理公证认证。

  (三)用于来华收养的婚姻状况、健康、财产、收入和无违法犯罪记录公证书自公证之日起至申请收养登记之日止(不含中国收养中心审理时间),超过6个月的不予认证。

  (四)送大使馆或总领事馆认证的文件,领事官员将进行审核。如发现任何问题,如程序不完整、格式不规范、含不合法内容、文件有涂改、拆换等,该文件的认证申请将不被受理。

  (五)领事官员有权要求申请人提供与认证事项有关的其他材料。

  (六)经使领馆认证过的文书,不得任意拆装或涂改。因申请人自行拆装或涂改文件引起的问题及相关法律责任,由当事人承担。

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  认证常见问题

  一、送往中国使用的文书必须办理领事认证吗?

  领事认证制度是世界各国为了相互便利文书往来而在外交领事实践中逐渐形成的国际惯例。国际交往的发展伴随着各类文书在世界各国间的大量流动,但各国关于出具公证书、商业证明等的形式和要求却不尽相同。领事认证制度通过一环扣一环的连锁认证方式,由一国驻外外交或领事机构确认最后环节的印章和签字属实,使相关文书能为该国国内有关部门和机构接受,不致因有关机构怀疑文书本身的真实性而影响其在当地的使用,从而涉外文书能够在各国间顺利流转和使用。

  为使送至中国使用的文书被中国有关部门和机构顺利接受,建议有关文书一般应在中国驻外使领馆办理领事认证。但有关文书是否会被真正采纳还要取决于文书本身的内容记载是否符合有关部门要求。文书内容由出文机构负责,而不是由领事认证来保证和负责。

  二、是否可以只办理中国驻外使领馆的领事认证,而不办理驻在国外交部或认证机构的认证?

  首先,中国驻外使领馆通常只能确认驻在国外交部或认证机构的印章和签署。其次,中国驻外使领馆一般没有驻在国公证或商业文书出证机构的印章和签字备案,无法核实文书真伪。因此,有关文书应当先在驻在国外交部或认证机构进行认证,再到中国驻外使领馆办理领事认证。

  三、中国国内出具的公证书、商业证明等,如何办理领事认证?

  中国国内出具的涉外公证书或者商业文书在送往国外使用前,应当先办理中国外交部领事司或被授权地方外办的领事认证,再根据文书使用国和其驻华使领馆要求,办理该国驻华使领馆的领事认证(也叫双认证);或者也可能无需办理该国驻华使领馆的领事认证,文书使用国即可接受该文书(也叫单认证)。

  中国外交部及有关驻华使领馆办理领事认证的具体要求,可参见中国外交部公众信息网(www.mfa.gov.cn)中的领事服务专栏。

  四、国内出具的公证书等已带到国外,但未办理认证,是否可以向中国驻外使领馆申办领事认证?

  中国驻外使领馆没有国内涉外公证处或商业文书出证机构的签字和印章备案,不便核实文书真伪,因此不受理国内出具的涉外公证书或商业证明的领事认证申请。当事人应将文书送回国内,按程序办理外交部领事司或被授权地方外办的领事认证,及文书使用国驻华使领馆的领事认证。当事人不便回国的,可以委托他人(国内亲友、律师等)代理有关手续。

 

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